Buku Besar

     Buku besar atau sering disebut Ledger adalah kumpulan akun – akun yang digunakan untuk meringkas transaksi yang telah dicatat dalam jurnal. Buku besar juga dapat diartikan sebagai tahapan terakhir dalam akuntansi (book of final entry) yang menampung ringkasan data yang sudah dikelompokkan atau diklasifikasikan yang berasal dari jurnal.

     Dalam pencatatan secara manual, bentuk buku besar yang biasa digunakan adalah bentuk T (T account). Bentuk buku besar ini adalah yang paling sederhana dan hanya berbentuk seperti huruf T besar. Sebelah kiri menunjukkan sisi Debit dan sebelah kanan menunjukkan sisi Kredit. Namun akun diletakkan di kiri atas dan kode akun diletakkan di kanan atas.

Contoh buku besar bentuk T :

Nama Akun : Kas                                       Kode : 101

 

      Bentuk lain yaitu bentuk skontro Buku Besar, bentuk ini biasa disebut bentuk dua kolom Skontro artinya sebelah menyebelah (dibagi dua) yaitu sebelah debit dan sebelah kredit. Contohnya :

Nama Akun : Utang Usaha                               Kode : 201

 

     Yang ketiga bentuk Staffel (berkolon saldo tunggal). Bentuk ini digunakan jika diperlukan penjelasan dari transaksi yang relative banyak. Contohnya :

                                                      Kode : 301

 

     Terakhir adalah bentuk Staffel berkolom saldo rangkap. Bentuk ini hampir sama dengan bentuk kolom saldo tunggal hanya perbedaannya kolom saldo dibagi menjadi dua yaitu kolom debit dan kolom kredit. Contohnya :

                                                      Kode : 111

 

Posting adalah pemindahan dari jurnal ke buku besar sesuai dengan tanggal transaksi di jurnal, secara kronologis prosedur posting buku besar adalah sebagai berikut :

1. Pindah bukukan tanggal transaksi dalam jurnal ke tanggal akun buku besar.
2. Cocokan kode akun di buku jurnal dengan nomor akun di buku besar.
3. Jika dalam jurnal akun yang diposting ada disebelah debit maka pindahkan kea kun buku besar sebelah debit dan begitu pula untuk kredit.

Cara – cara diatas adalah penulisan dengan cara manual. Sedangkan buku besar yang diinput melalui sistem aplikasi pada bank yaitu 

1.  Akses layar transaksi General Ledger dengan memilih General Ledger dari menu Transaction. Contoh tampilannya :

 

 2. Masukkan semua informasi transaksi dalam field – field yang ada dengan memperhatikan ketentuan – ketentuan sebagao berikut :

• Pilih Yes pada field Reverse jika transaksi kita memang perlu di buat jurnal balik pada awal periode berikutnya. 
• Field Date diisi dengan tanggal transaksi. 

Apabila kita sudah memasukkan pengisian pada field – field yang sudah disebutkan tersebut, maka sekarang siap untuk mulai memasuki distribusi transaksi.

Account           Gunakan field perkiraan (Account Field) untuk mengisikan nomor perkiraan. Perkiraan tersebut haruslah berupa perkiraan rinci dari daftar perkiraan kita. Jika perkiraan yang kita ingin gunakan tidak terdapat pada daftar perkiraan, kita dapat membuat perkiraan baru secara “on-the-fly” dengan menekan F8. Masukkan juga informasi – informasi yang kita ingin tambahkan, kemudian tekan F10.

Description       Keterangan singkat untuk setiap transaksi dapat dimasukkan pada field ini. Keterangan ini akan tercetak dalam jurnal general ledger dan laporan aktivitas perkiraan. Informasi ini akan memudahkan kita dalam mengidentifikasi sumber transaksinya. Namun characternya dibatasi hingga 24 character untuk tiap baris keterangannya.

Debit/Kredit      kolom debit dan kredit menentukan bagaimana transaksi tersebut mengupdate setiap perkiraan ketika dilakukan posting. Jika perkiraan tersebut bersaldo normal debit (aktiva, biaya, debit yang lain), pemasukkan debit akan menambah saldo tersebut dan sebaliknya. 

3.  Tekan F10 untuk menyimpan transaksi tersebut dalam file transaksi general ledger. Apabila terdapat kesalahan (misalnya total debit tidak sama dengan total kredit), maka pesan kesalahan akan ditampilkan pada waktu kita menekan F10. Jika kesalahan terjadi lagi, lakukan koreksi dan tekan tombol F10 lagi.